Contoh Rundown Acara Di Banyak Event

Contoh Rundown Acara – Bagi Anda yang suka berorganisasi atau menjadi panitian kegiatan apapun tentu sudah tidak asing lagi dengan yang namanya rundown. Rundown acara dibuat dengan tujuan untuk menjelaskan jenis-jenis atau susunan kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan durasi waktu dari setiap kegiatan.

Kegiatan-kegiatan yang disusun secara sistematis dan runtut secara formal tersebut sudah pasti akan membutuhkan peran rundown acara untuk mengkoordinir masing-masing kegiatan. Sehingga dibutuhkan beberapa contoh rundown acara yang bisa disesuaikan dengan jenis kegiatan atau acara yang akan dilaksanakan.

Berikut ini admin akan membahas tentang pengertian, fungsi, cara membuat, hingga contoh rundown yang dapat diterapkan dalam susunan kegiatan yang ingin dilaksanakan.

Pengertian Rundown Acara

Secara bahasa, rundown acara dapat diartikan sebagai susunan acara, yaitu dokumen yang mempunyai susunan secara runtut atau sistematis dari sebuah program. Dalam rundown acara ini terdapat susunan kegiatan yang akan dibatasi oleh durasi waktu tertentu.

Rundown acara dapat ditemukan dengan mudah di berbagai macam kegiatan yang melibatkan banyak orang, tetapi kegiatan tersebut biasanya bersifat formal. Disamping itu, yang berperan untuk membuat rundown acara adalah panitia penyusun acara. Rundown acara ini pada umumnya memiliki bentuk tabel.

Fungsi Rundown pada Event

Rundown acara dibuat dengan tujuan supaya pelaksanaan suatu acara bisa terstruktur dan lancar. Bahkan rundown acara juga memiliki fungsi untuk mengingatkan pembawa acara ataupun pengisi acara supaya kegiatan tidak melampui batas waktu yang telah ditetapkan. Beberapa fungsi rundown lainnya untuk event adalah sebagai berikut:

1. Menjaga acara supaya berjalan tepat waktu. Ini dikarenakan adanya batasan waktu yang diberikan pada pembawa acara dan pengisi acara.
2. Supaya terhindar dari miskomunikasi. Apabila rundown acara disampaikan dengan jelas untuk tamu undangan atau peserta maka semua akan mengetahui kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan.
3. Untuk mengetahui perkiraan waktu yang akan dialokasikan untuk kegiatan.
4. Acara atau kegiatan akan berlangsung dengan rapi dan dapat menimalisir gangguan.

Rundown yang baik dapat menentukan keberhasilan sebuah acara. Jika rundown yang dibuat semakin detail, maka untuk mengatur suatu acara juga akan lebih mudah. Adapun event yang umumnya menggunakan rundown sangat beragam, yaitu seminar, talkshow, acara televisi, konser, pernikahan, peresmian sebuah tempat, dan lain sebagainya. Meskipun rundown telah disusun, tetapi rundown sebenarnya bersifat fleksibel dan kemungkinan besar masih bisa diubah.

Hal-Hal Penting yang Harus Diperhatikan Sebelum Membuat Rundown Acara

Sebelum membuat rundown acara, ada beberapa faktor yang harus diperhatikan. Salah satunya adalah waktu acara. Apabila pembicara pada sebuah acara hanya memiliki waktu selama satu jam, maka acara yang akan dilaksanakan tidak boleh melampui batas waktu tersebut. Disamping itu, tamu undangan diharapkan bisa hadir lebih awal untuk mengantisipasi keterlambatan. Jangan sampai ketika pengisi acara atau narasumber sudah hadir, atau bahkan acara sudah dimulai, namun tamu undangan masih belum datang di tempat.

Rundown acara juga bisa dilengkapi dengan keterangan properti yang harus disediakan. Hal ini bertujuan untuk mempersiapkan tempat supaya kondusif. Penanggung Jawab atau PJ masing-masing kegiatan juga harus dibagi dengan baik supaya tugas merata.

Rundown acara sebisa mungkin disebar pada semua panitia sehari sebelumnya supaya panitia-panitia tersebut paham akan tanggung jawab. Disamping itu, usahakan untuk selalu terbuka mengenai masukan yang diberikan untuk memperbaiki rundown acara.

Cara Membuat Rundown Acara

Sebelum memberikan beberapa contoh rundown acara, kami akan menjelaskan terlebih dahulu mengenai cara membuat rundown acara. Berikut ini adalah cara membuat rundown acara dengan baik dan benar.

• Menyusun kegiatan sesuai dengan tema acara, penyusunan ini dilakukan bersama dengan panitian lain,
• Melakukan koordinasi dengan pania Humas mengenai tamu undangan, narasumber, atau tamu penting yang akan menghadiri acara tersebut. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam mendata tamu undangan, narasumber dan juga tamu penting yang nantinya akan mengisi acara tersebut.
• Langkah selanjutnya adalah menyusun berbagai kegiatan berdasarkan waktu yang ditentukan pada acara yang akan dilaksanakan. Disamping itu, bisa juga ditambah penentuan tempat acara berlangsung, dengan tujuan supaya susunan acara yang dibuat semakin lengkap.
• Rundown acara yang telah selesai dibuat bisa disampaikan langsung ketika rapat koordinasi acara bersama dengan panitia lainnya. Hal ini dilakukan jika ada revisi atau masukan yang diberikan oleh panitia lain mengenai rundown acara tersebut.
• Jika benar-benar sudah fix dan tidak ada revisi lagi, maka bisa langsung melakukan briefing atau koordinasi dengan panitia yang memiliki tugas sebagai pembaca acara, untuk mencoba menggunakan rundown acara yang sudah selesai dibuat.

Contoh Rundown Acara

Berikut ini kami akan memberikan beberapa contoh rundown acara untuk event skala besar atau event skala kecil.

1. Contoh Rundown Acara Seminar Kewirausahaan

Berbagai acara resmi seperti seminar kewirausahaan yang diadakan oleh sebuah instansi dengan mengundang pembicara tentunya harus memiliki rundown acara yang baik. Untuk lebih jelasnya, berikut ini kami akan memberikan contoh rundown acara tersebut.

Rundown Acara Seminar Kewirausahaan Dalam Rangka Orientasi Mahasiswa Baru STIE Abadi, Makassar Tahun 2019

2. Contoh Rundown Acara Gathering Alumni

Acara yang diadakan dengan tujuan untuk bertemu alumni seringkali melibatkan banyak orang dalam setiap angkatan. Di bawah ini kami akan bahas mengenai rundown acara gathering almuni SMK Jaya Baya Kebon Polo.

Rundown Acara Gathering alumni SMA Jaya Baya Kebon Polo Tahun 2017

3. Contoh Rundown Acara Pelantikan Kepengurusan

Pelantikan kepengurusan pada umumnya akan diadakan oleh beberapa organisasi, lembaga, dan juga instansi. Pada pelantikan tersebut untuk struktur kepengurusan akan ditetapkan secara resmi. Disini kami akan bagikan contoh rundown acara Pelantikan Kepengurusan Komunitas Peduli Bencan dan Santuni Sesama.

Rundown Acara Pelantikan Kepengurusan Komunitas Peduli Bencana Dan Santuni Sesama

4. Contoh Rundown Acara Lomba “Hafidz Quran”

Berbagai macam acara lomba ataupun kompetisi sudah pasti akan membutuhkan sebuah rundown acara untuk pelaksanaannya. Berikut ini kami akan berikan sebuah contoh rundown acara Lomba Hafidz Quran yang diadakan oleh Pengurus Masjid Al-Ikhlas Semarang.

Rundown Acara Lomba Hafidz Quran yang diadakan oleh Pengurus Masjid Al-Ikhlas Semarang

5. Contoh Rundown Acara Rapat Reksi Direksi Perusahaan

Pelaksanaan rapat juga lumrah jika dilengkapi dengan adanya rundown acara. Hal ini berhubungan dengan rincian kegiatan ataupun agenda pada suatu rapat. Kami disini akan berikan contoh rundown rapat koordinasi mengenai evaluasi kinerja karyawan PT Graha Armada Bandung.

Rundown Acara Rapat Koordinasi Terkait Evaluasi Kinerja Karyawan PT. Graha Armada Bandung