Macam Macam Surat Niaga Dan Fungsinya


Jenis Surat Niaga – Perkembangan teknologi yang semakin pesat sekarang ini telah membuat kegiatan dalam surat menyurat kurang mendapat perhatian dari masyarakat. Kebanyakan orang masih belum tahu bahwa surat-menyurat memiliki jenis surat yang berbeda setiap bidang.

Surat Niaga

Dalam bidang perdagangan atau perniagaaan maka digunakan surat yang biasa disebut sebagai surat niaga. Apakah yang dimaksud dengan surat niaga dan apa saja jenis-jenis dari surat niaga? Nah untuk lebih jelasnya, mari simak penjelasan selengkapnya berikut ini.

Pengertian Surat Niaga

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga atau yang biasa disebut sebagai surat dagang adalah surat yang dibuat khusus untuk keperluan perdagangan atau bisnis. Pada umumnya jenis surat niaga dikeluarkan oleh badan-badan usaha ataupun perusahaan untuk kepentingan usaha mereka maupun menyampaikan suatu informasi dan berita perniagaan.

Secara umum, isi surat niaga adalah tentang jual-beli atau jasa atau bisa pula mengenai tawaran. Surat niaga pada umumnya bersifat intern ataupun ekstern, yaitu secara intern apabila digunakan untuk hubungan perusahaan dengan pusat ataupun cabangnya. Sementara surat niaga bersifat secara ekstern bila digunakan untuk hubungan antar perusahaan dengan badan usaha yang lainnya.

Baca juga: Elastisitas Penawaran

Fungsi dan Tujuan Surat Niaga

Fungsi dan Tujuan Surat Niaga

Berdasarkan dari pengertian surat niaga diatas, berikut ini adalah fungsi dan tujuan dari penggunaan surat niaga, yaitu:

  • Surat niaga merupakan bentuk nyata (bukti sah) dari adanya suatu perjanjian.
  • Surat niaga digunakan sebagai pengingat yang wajib diarsipkan di suatu perusahaan dan bisa digunakan kapan saja saat dibutuhkan.
  • Surat niaga bisa digunakan untuk mewakili penulis pada sebuah pertemuan dengan lawan bicara atau rekan bisnisnya.
  • Surat niaga dapat dipergunakan sebagai panduan untuk menjalankan tugas.
  • Surat niaga juga bisa manfaatkan sebagai alat untuk promosi.

Jenis-Jenis Surat Niaga

Dalam sistem jual beli atau perdagangan umumnya akan terjadi beberapa proses yang saling berkaitan antara satu sama lain. Beberapa proses dalam melakukan perdagangan inilah yang mengharuskan untuk membuat beberapa jenis surat niaga.

Surat niaga terbagi dalam beberapa jenis yang sesuai dengan tujuan atau kepentingannya. Adapun jenis-jenis surat niaga adalah sebagai berikut :

Jenis-Jenis Surat Niaga

  1. Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah sejenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan. Surat perkenalan ini didalamnya berisi informasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.

  1. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menawarkan produk yang dijual. Surat penawaran ini umunya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk menawarkan produk entah berupa barang atau jasa. Dalam surat penawaran berisi tentang informasi barang atau jasa yang akan mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, dan cara pembayaran.

Untuk surat penawaran ini, penjual diharuskan pandai dalam menawarkan barang atau jasa yang mereka miliki dengan menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga hal ini akan menarik minat para pembeli untuk membeli barang atau jasa yang telah ditawarkan.

Surat penawaran umumnya dibuat berdasarkan atas keperluan pribadi perusahaan maupun sebagai balasan untuk surat permintaan penawaran. Apabila dibuat untuk surat balasan, maka surat penawaran harus mengacu pada informasi yang diberikan oleh pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran. Surat penawaran umumnya disertai dengan daftar harga atau brosur untuk menyakinkan pembeli.

  1. Surat Permintaan Penawaran

Surat jenis ini umumnya dikirim oleh calon pembeli yang ditunjukan kepada penjual yang pada umumnya berisi permintaan penawaran suatu produk baik itu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini umumnya akan diterbitkan apabila calon pembeli tertarik dengan produk barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan. Akan tetapi, surat permintaan penawaran juga bisa dituslis berdasarkan inisiatif perusahaan.

Dalam surat permintaaan penawaran umumnya berisi mengenai permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu barang atau jasa yang akan dibeli. Inti utama dari surat permintaan penawaran adalah nama dan harga produk, cara pembayaran dan cara pengiriman atau penyerahan barang dan detail lainnya yang dianggap penting.

  1. Surat pesanan

Surat pesanan

Surat pesanan merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh pembeli dan ditujukan kepada pihak penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang akan dibeli. Surat jenis ini umumnya dibuat beradasarkan iklan dan surat penawaran ini memang sangat dibutuhkan perusahaan.

Inti dari surat jenis  pesanan adalah harus dilengkapi nama dan jenis barang yang akan dibeli lengkap beserta harga dan juga cara pembayaran. Jika pembayaran dilakukan melalui transfer bank, maka pembeli diharuskan untuk menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.

  1. Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan diterbitkan oleh penjual untuk dapat memberitahukan pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan adalah memberikan secara detail mengenai barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan harga barang.

  1. Surat pemberitahuan pengiriman barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang ini diterbitkan oleh penjual apabila kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Disamping itu, surat ini juga memiliki tujuan untuk memberitahukan kepada pembeli bila pesanan sudah siap dikirim. Tujuan lainnya adalah supaya pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap menerima barang yang akan dikirim.

Pada umumnya surat jenis ini dibuat untuk pengiriman dari jarak jauh dan dalam partai besar. Dalam surat jenis ini juga akan dijelaskan secara detail mengenai jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang dipakai dan perkiraan proses pengiriman barang untuk bisa sampai ke pembeli. Surat pemberitahuan pengiriman barang juga dilengkapi dengan dokumen pengiriman, packing list dan asuransi jika diperlukan.

  1. Surat penolakan pesanan

Surat penolakan umumnya akan dikirimkan oleh penjual jika mereka tidak dapat memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Supaya tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan ini harus dikirim sesegera mungkin.

  1. Surat pengaduan

surat pengaduan

Surat pengaduan akan dikirim oleh pembeli kepada penjual karena adanya ketidaksesuaian barang yang sudah mereka terima. Ketidaksesuaian ini bisa berupa barang yang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak cocok dengan pesanan.

  1. Surat jawaban pengaduan

Jika penjual menerima surat pengaduan, maka penjual harus segera menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat jawaban pengaduan adalah ucapan rasa terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk dapat menyelesaikan persoalan pengaduan tersebut.

  1. Surat penagihan

Surat penagihan

Surat penagihan akan dibuat karena transaksi jual beli yang dilakukan dengan memakai sistem utang. Surat penagihan akan diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli  dengan tujuan untuk membayar utang mereka karena telah jatuh tempo atau diluar perjanjian.

  1. Surat pengiriman pembayaran

Jika pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan sebelumnya dan tidak ada komplain mengenai barang yang sudah diterima, maka pembeli diharuskan untuk melakukan pembayaran. Surat pengiriman pembayaran akan diterbitkan karena pembayaran dilakukan non-tunai. Pada surat ini harus dilengkapi jumlah uang yang sudah dibayarkan, cara pembayaran, serta bukti pembayaran.

  1. Surat penangguhan pembayaran

Surat penangguhan pembayaran dibuat berdasarkan inisiatif dari pembeli karena menerima surat penagihan. Jenis surat ini berisi pernyataan tentang adanya sebuah hal yang membuat pembeli tidak dapat membayara sesuai dengan perjanjian. Dalam surat penangguhan pembayaran juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang sudah dijanjikan.

  1. Surat jawab penangguhan pembayaran

Surat jenis ini dibuat oleh penjual dengan tujuan untuk menjawab permohonan penangguhan pembayaran dari pembeli. Isi dari surat jawab penangguhan pembayaran adalah persetujuan maupun penolakan untuk penangguhan tesebut.

Mengetahui tentang jenis-jenis surat niaga akan sangat bermanfaat terlebih lagi jika anda merupakan seorang pengusah. Jenis-jenis surat niaga memang sangat dibutuhkan dalam kegiatan jual beli antar perusahaan ataupun didalam perusahaan dengan anak cabangnya.

Baca juga: Pengertian Ekonomi Makro

Hal-Hal yang Penting Diperhatikan Dalam Membuat Surat Niaga

Membuat Surat Niaga

Sebelum membuat surat niaga maka ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan, diantaranya yaitu:

  • Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika ingin membuat sebuah surat niaga, salah satunya adalah menyebutkan maksud dan tujuan dibuatnya surat tersebut. Seperti misalnya dalam membuat surat pesanan, disini kita harus menyebutkan surat pemesanan berdasarkan adanya penawaran.
  • Dalam menulis surat niaga juga harus mencantumkan jenis dan jumlah produk atau jasa yang ingin dipesan. Usahakan untuk membuat daftar pesanan yang rapi dan benar supaya nantinya lebih mudah untuk memeriksanya.
  • Harus menjelaskan bagaimana cara pengiriman barang atau jasa yang akan dipesan.
  • Menjelaskan bagaimana cara membayar barang atau jasa tersebut.
  • Bahkan dalam membuat surat niaga ini juga harus menyebutkan bagaimana cara membungkus yang diinginkan.

Ciri-Ciri Surat Niaga

Ciri-Ciri Surat Niaga

Sesuai dengan pengertian surat niaga, jenis surat yang satu ini digunakan untuk tujuan bisnis, dan kita bisa dengan mudah mengetahui bagaimana karakteristiknya. Adapun ciri-ciri dari surat niaga adalah sebagai berikut:

  • Surat niaga pada umumnya selalu berkaitan dengan masalah binis, jual beli atau perdagangan.
  • Surat niaga dibuat secara resmi dengan menggunakan bahas baku dan ketentuan penulisan surat yang baik atau sesuai dengan kaidah yang berlaku.
  • Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
  • Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan sangat mudah untuk dimengerti.
  • Surat niaga lebih cenderung untuk menggunakan bentuk formulir supaya lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan juga biaya.

Baca juga: Jenis Jenis Pasar Dan Pengertiannya

Struktur Surat Niaga

Berikut ini adalah struktur atau unsur-unsur surat niaga:

Struktur Surat Niaga

  1. Kop Surat

Kop surat adalah identitas suatu instansi supaya penerima surat bisa mengetahui dimana asal surta tersebut dan mengetahui perusahaan atau lembaga yang telah mengirim surat tersebut kepada mereka. Biasanya kop surat terletak pada bagian paling atas dalam surat atau biasa disebut sebagai kepala surat.

  1. Nomor Surat

Nomor surat merupakan sebuah tanda bukti berupa gabungan angka dan huruf yang dicantumkan pada surat keluar dari sebuah instansi, perusahaan, sesuai dengan buku agenda surat keluar dan nomor berkas yang berkaitan dengan surat tertentu.

  1. Lampiran Surat

Lampiran surat bisa dalam bentuk teks, contohnya adalah dokumen pendukung seperti daftar riwayat hidup dalam surat lamaran kerja atau bisa juga berupa gambar.

  1. Perihal Surat

Perihal surat ini biasa disebut sebagai hal surat ataupun pokok surat. Dalam perihal surat yang akan dikemukakan adalah isi pokok surat yang ingin diterbitkan.

  1. Alamat dan Tanggal Surat

Penulisan alamat dan tanggal surat  memiliki tujuan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat itu sendiri. Namun alamat ini biasanya tidak akan dicantumkan jika tempat sudah ditulis pada bagian kepala surat.

  1. Salam Pembuka

Fungsi salam pembuka adalah sebagai sapaan dalam pembukaan sebuah surat. Penulisan salam pembukan pada umumnya ditulis dengan menggunakan huruf kapital di awal dan diakhiri dengan tanda koma.

  1. Isi Surat

Isi surat awalnya berupa pembuka, yang dimana pada alenia pertama berfungsi sebagai pengantar informasi yang akan disampaikan. Isinya adalah informasi yang ingin disampaikan secara jelas. Sedangkan ketiga adalah bagian penutup yang berisi ucapan rasa terima kasih atau harapan dari penulis kepada pembaca surat.

  1. Salam Penutup

Salam penutup umumnya akan menggunakan kata “Hormat Kami”. Sebenarnya penulisan dalam salam penutup ini tidak berbeda jauh dengan salam pembuka, yang dimana diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

  1. Nama Jelas dan Tanda Tangan

Jika sudah menulis salam penutup, maka harus dicantumkan nama yang jelas dari pengirim surat lengkap beserta tanda tangannya.

  1. Tembusan

Tembusan adalah bagian dari surat niaga yang didalamnya menjelaskan pihak ataupun orang yang juga berhak untuk mendapatkan surat tersebut.

  • Surat edaran.
  • Surat tagihan.
  • Surat telegram dan penegasan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *