Apa Itu Administrasi : Pengertian, Ciri Ciri, Contoh
Definisi Administrasi – Bagi Anda yang bekerja di kantoran pasti sudah tidak asing dengan yang namanya administrasi. Akan tetapi mungkin saja sebagian pembaca belum mengetahui persis apa itu administrasi. Maka dari itu pada kesempatan ini kami akan sampaikan definisi administrasi secara lengkap.
Tidak hanya pengertian administrasi secara umum, namun juga pengertian administrasi menurut pendapat ahli, unsur-unsur administrasi, ciri-ciri administrasi, fungsi administrasi dan peran administrasi sebagai Queen of Peace.
Pengertian Administrasi
Administrasi bisa diartikan sebagai sebuah bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan supaya bisa mencapai target atau tujuan suatu organisasi. Berdasarkan pengertian ini bisa dikatakan bahwa administrasi memiliki peranan yang sangat krusial dalam seluruh aktivitas suatu organisasi.
Secara sempit administrasi adalah suatu bentuk aktivitas yang mencakup catat-mencatat, surat-menyurat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana dan kegiatan lainnya yang bersifat ketatausahaan.
Sementara pengertian administrasi secara luas adalah segala proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang tujuannya untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Berdasarkan definisi di atas ada tiga kesimpulan yang bisa disampaikan, yakni:
- Administrasi adalah sebuah seni dan juga proses. Administrasi sebagai suatu seni memerlukan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional sebab selalu berhubungan dengan situasi, waktu, kondisi dan tempat.
- Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu, seperti adanya dua atau lebih orang di dalamnya, adanya kerjasama antar orang tersebut yang sifatnya formal dan hirarkis, mempunyai tujuan, adanya tugas, ketersediaan sarana dan prasarana.
- Administrasi muncul bersamaan dengan munculnya peradaban manusia, dimana administrasi tersebut dimanfaatkan untuk mencapai tujuan bersama.
Baca juga: Tugas Humas Dalam Organisasi
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Beberapa ahli mempunyai pendapat tersendiri mengenai definisi administrasi. Pendapat ahli ini bisa Anda jadikan referensi untuk memperdalam pengetahuan seputar apa itu administrasi. Berikut adalah pengertian administrasi menurut pendapat ahli.
- George R. Terry
George R. Terry menyampaikan bahwa administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, maupun pengorganisasian pekerjaan perkantoran, dan penggerakan mereka yang melaksanakannya supaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Arthur Grager
Pengertian administrasi menurut Arthur Grager adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
- Sondang P. Siagian
Administrasi merupakan segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih yang didasari rasionalitas terpilih guna mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.
- Ulbert
Administrasi dalam arti luas adalah penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal yang menjadi cara untuk menyediakan keterangan dan memudahkan untuk memperoleh kembali, baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan definisi administrasi dalam arti sempit dikenal sebagai istilah tata usaha.
- Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
Unsur-Unsur Administrasi
Setelah mengetahui pengertian administrasi, mari kita bahas mengenai unsur-unsur administrasi. Menurut The Liang Gie ada 8 unsur dalam administrasi. Mulai dari organisasi, manajemen, komunikasi, keuangan, perbekalan, tata usaha dan public relation. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai unsur-unsur administrasi tersebut.
- Organisasi
Organisasi adalah tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun dalam sebuah wadah.
- Manajemen
Manajemen adalah alat utama pelaksanaan administrasi. Manajemen memiliki pengatur, penggerak manajer dan operasional. Dalam manajemen juga masih dibagi lagi menjadi tiga bagian, yakni top management, middle management dan lower management.
- Komunikasi
Administrasi juga berfungsi mengatur pola komunikasi antar departemen. Contohnya lewat surat atau warta.
- Kepegawaian
Hal ini berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam administrasi terdapat proses yang saling berhubungan, yakni penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
- Keuangan
Dalam administrasi juga terdapat unsur keuangan. Unsur ini berhubungan dengan pembiayaan kontrak kerjasama, mulai dari cara memperoleh dana sampai dengan pertanggungjawabannya.
- Perbekalan
Yang dimaksud dengan unsur perbekalan adalah pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang diperlukan untuk kerja dan mana yang tidak.
- Tata Usaha
Unsur tata usaha dalam administrasi mencakup kegiatan pencatatan, penyimpanan dan juga pengiriman.
- Public Relation
Unsur yang terakhir adalah public relation atau dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai hubungan kemasyarakatan. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat, terutama konsumen.
Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi mempunyai beberapa ciri-ciri yang bisa kita amati. Antara lain:
- Dalam kegiatan administrasi mempunyai tujuan yang jelas.
- Administrasi terdiri dari dua orang atau lebih.
- Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
- Di dalam administrasi ada usaha atau proses kerja.
- Kegiatan di dalam administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan serta pengawasan.
Fungsi Administrasi
Dalam suatu organisasi administrasi memiliki beberapa fungsi. Berikut adalah penjelasan masing-masing fungsi administrasi.
- Planning
Planning atau perencanaan adalah kegiatan perencana yang memerlukan suatu aktivitas administrasi. Mulai dari pengumpulan data, pengolahan data hingga penyusunan perencanaan.
- Organizing
Organizing atau penyusunan adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga bisa tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut.
- Coordinating
Koordinasi adalah sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan beberapa aktivitas supaya berjalan dengan baik dengan menjauhi terjadinya kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan. Sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
- Reporting
Reporting atau laporan merupakan aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi, baik lisan maupun tulisan untuk memperoleh gambaran mengenai pelaksanaan tugas para anggota organisasi.
- Budgeting
Dalam bahasa Indonesia budgeting adalah penyusunan anggaran. Budgeting merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
- Staffing
Staffing atau penempatan adalah aktivitas yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi. Staffing meliputi perekrutan tenaga kerja, pengembangan dan perlengkapan dalam organisasi yang bersangkutan.
- Directing
Directing atau diartikan pengarahan atau bimbingan adalah kegiatan berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, perintah-perintah dan saran supaya tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
Ruang Lingkup Administrasi
Administrasi mempunyai ruang lingkup yang cukup luas. Mulai dari menghimpun, mencatat hingga mengirim. Untuk lebih jelasnya silakan simak ruang lingkup organisasi di bawah ini:
- Menghimpun
Menghimpun merupakan suatu kegiatan mencari dan mengumpulkan informasi maupun keterangan secara detail kemudian disimpan untuk tujuan supaya nanti bisa dipakai bila dibutuhkan.
- Mencatat/menulis/mengetik
Merupakan kegiatan lanjutan dari kegiatan menghimpun data supaya data bisa disimpan, dibaca dan dikirim.
- Mengelola
Mengelola merupakan kegiatan mengolah atau menganalisis suatu bentuk data administrasi yang sudah ada untuk memperoleh hasil dari data yang dihimpun.
- Menyimpan
Adalah kegiatan mengamankan dokumen atau mendokumentasikan data dengan berbagai cara untuk nantinya dipakai kembali bila dibutuhkan.
- Mengirim
Merupakan kegiatan berbagi data atau file ke pihak lain, baik dari dalam organisasi maupun luar organisasi.
Tujuan Administrasi
Administrasi memiliki dua tujuan, yakni tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Berikut penjelasan masing-masing tujuan tersebut:
- Tujuan Jangka Pendek
Tujuan jangka pendek bersifat lebih kecil. Biasanya dipakai oleh sub-sub divisi dari suatu organisasi untuk kebijakan divisinya. Tujuan jangka pendek bersifat spesifik, ruang lingkupnya kecil dan kualifikasi terbatas.
- Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang lebih kepada tujuan dari organisasi itu sendiri. Maksudnya adanya pola administrasi ditujukan untuk mencapai target suatu organisasi. Pada dasarnya tujuan jangka panjang tidak dipakai oleh sembarang orang dalam organisasi, melainkan oleh para pemilik organisasi tersebut yang bersifat ideal, administrasi bersifat general dan kualifikasinya tidak terbatas.
Jenis Administrasi
Dalam perkembangannya sistem administrasi dibagi menjadi beberapa bagian yang disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian. Berikut jenis-jenis administrasi yang bisa kita ketahui:
- Administrasi Publik
Dalam administrasi publik ada tiga elemen utama yang dibahas dalam suatu negara, yakni lembaga legislatif, eksekutif dan yudikatif. Dalam kajiannya ketiga elemen tersebut dikaitkan dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan negara dan etika yang dijadikan acuan penyelenggara negara.
- Administrasi Pembangunan
Adalah sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah. Tujuannya adalah untuk merealisasikan pertumbuhan yang telah direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik dan maju pada beberapa aspek.
- Administrasi Lingkungan
Adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.
Baca juga: Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli
Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace
Administrasi bisa diibaratkan sebagai Queen of Peace. Kekacauan bisa terus terjadi dalam sebuah organisasi atau bisnis jika administrasi tidak berjalan sebagaimana mestinya. Contohnya suatu perusahaan mempunyai format penyimpanan yang tidak rapi dan diletakkan sembarangan. Jika suatu saat seorang pegawai membutuhkan suatu file maka akan membutuhkan waktu yang lama untuk mencarinya.
Berbeda halnya jika file tersebut diletakkan secara baik dan rapi. Maka waktu untuk mencarinya bisa lebih cepat sehingga pekerjaan bisa diselesaikan tepat waktu.
Pengertian administrasi dalam dunia bisnis sebenarnya sangat luas. Pengertian ini juga berhubungan dengan berbagai jenis manajemen di beberapa posisi di departemen perusahaan. Pankaj Mishra yang merupakan seorang kontributor menjelaskan lewat Linkedin bahwa administrator nantinya akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.
Maka dari itu bidang administrasi setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal seperti di bawah ini:
- Memahami pengertian administrasi
- Meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian dan mengatur administrasi kantor di berbagai bidang
- Mengeluarkan standar filing yang tepat
- Mengembangkan dan mengatur aset perusahaan
- Mampu mengembangkan prosedur administrasi
- Mampu mengontrol dan merencanakan budget administrasi
- Membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, kegiatan pengiriman dan lainnya
Meski demikian tugas utama administrator tergantung pihak perusahaan. Yang jelas bidang ini akan memastikan efisiensi performa perusahaan di suatu departemen. Administrator juga bertindak sebagai jembatan penghubung antara manajemen dan karyawan.
Administrator karyawan merupakan salah satu elemen yang dihubungkan dengan efisiensi dan produktivitas kerja perusahaan. Mereka memberikan informasi yang diperlukan oleh berbagai departemen sehingga masing-masing job description atau deskripsi kerja dan planning atau perencanaan setiap manajemen bisa tercapai.
Administrator menyediakan apa yang dibutuhkan oleh berbagai departemen. Serta juga berperan membangun peraturan dan budaya perusahaan.
